O uso de instrumentos para a avaliação e a criação de políticas públicas é um processo complexo que, por vezes, pode ter como resultado algo descolado da realidade e pouco útil para os tomadores de decisão. Para contornar este desafio, os Grupos de Trabalho surgem como possibilidade de envolvimento direto de representantes de diferentes contextos na elaboração destas ferramentas, aproximando pesquisadores de gestores públicos e profissionais das redes. Este trabalho relata e analisa quatro experiências distintas de um grupo de pesquisa com Grupos de Trabalho, organizados com objetivos de criação e adaptação de instrumentos de avaliação de qualidade educacional da Educação Infantil. Os resultados indicam a importância de planejamento, pactuação e horizontalidade, além de temas e objetivos bem definidos para cada encontro e uso de métodos adequados, como ferramentas interativas nos encontros virtuais.